Com fer un projecte?

1. Tenim un projecte. Per on comencem?

Les entitats sempre tenen projectes en marxa i, per tant, contínuament n’estan dissenyant de nous o reformulant i actualitzant els d’anys anteriors.

En el moment de dissenyar els projectes, és molt convenient tenir en compte una sèrie de pautes que ens ajudaran a donar-hi més solidesa i que, de retruc, ens serviran de cara la preparació de sol·licituds de subvencions i ajuts.

Per començar, hem de tenir clar que un projecte, en general, es defineix com una acció concreta orientada a aconseguir uns determinats objectius, per respondre a una situació que hem detectat i sobre la qual volem incidir.

El projecte ha d’incloure la identificació de les persones beneficiàries, el disseny de les activitats que ens permetran assolir els nostres objectius, una descripció dels recursos necessaris, així com un calendari específic d'execució.

Tant si són petits com si són de gran abast, tots els projectes requereixen un disseny i una planificació: els projectes no es poden improvisar. Per això és molt recomanable que, quan tinguem un projecte en ment, redactem allò que es coneix com un “projecte marc”, és a dir, un document que en defineixi els seus elements fonamentals seguint algun guió similar al que proposem tot seguit.

Així, quan sorgeixi una possibilitat de finançament que hi encaixi, no partirem d’un full en blanc sinó que ja tindrem una bona part de la feina feta. Fer aquest projecte marc ens forçarà a pensar en detall en els aspectes clau que determinen l’èxit d’un projecte.

2. Aspectes clau del disseny d’un projecte

A l’hora de dissenyar un projecte, hi ha determinats elements que hem de tenir previstos, tant si ens els demanen explícitament en els formularis de sol·licitud com si no ho fan.

No existeix un guió únic que indiqui quins han de ser aquests elements, però podem prendre com a exemple la llista que proposa el ‘Manual d’elaboració de projectes’, editat per Torre Jussana:

Denominació

El nom que identifica el projecte, procurant que sigui impactant i engrescador i que en faciliti el reconeixement.

Descripció general. Com es pot resumir un bon projecte?

Un resum clar i concís que serveixi de presentació, que exposi els continguts bàsics del projecte i desperti l’interès de la persona que llegeix.

Justificació. Per què es fa el projecte?

La motivació principal que ens porta a dissenyar el projecte, detallant les necessitats identificades i com el projecte pretén donar-hi resposta.

Marc de referència. On s’inscriu el projecte?

El context en què s’inscriu el projecte, pot incloure experiències prèvies, la relació amb un programa més ampli de l’entitat, o amb altres iniciatives que reforcen la necessitat del projecte.

Persones destinatàries. A qui s’adreça el projecte?

La definició del públic beneficiari del projecte descrivint-ne breument el perfil, així com l’impacte esperat en les persones o col·lectius als quals ens adrecem.

Ubicació i zona d’influència.

L’espai o zona geogràfica en què es desenvoluparà el projecte, descrivint-ne també l’abast territorial i el seu possible impacte en altres àrees o comunitats.

Objectius. Què es vol aconseguir amb el projecte?

Les fites que volem assolir amb el projecte, formulades de manera clara i concisa, diferenciant entre objectius generals i específics. Cal que els objectius siguin coherents, viables i realistes, motivadors, participatius, adaptats als recursos i avaluables.

Activitats i calendari. Com s’assoliran els objectius?

Les accions concretes que representen el nivell màxim de concreció del projecte, orientades a assolir els objectius plantejats. Han de ser realistes i comptar amb els recursos necessaris i amb un calendari clar que en marqui l'execució. Organització i funcionament intern.

De quina manera es farà el projecte?

La forma en què s’estructurarà el projecte, la metodologia de treball, el funcionament de l’equip, la participació de les persones destinatàries, etc.

La comunicació. Com ens pot ajudar a difondre i enfortir el projecte?

Les estratègies i accions de comunicació que es posaran en marxa per donar visibilitat al projecte. Ha de formar part de la planificació del projecte en tant que l’assoliment dels objectius pot dependre molt de la nostra capacitat de donar-lo a conèixer.

Els recursos. Amb què es farà el projecte?

Els mitjans materials, humans i econòmics necessaris per dur a terme el projecte.

El pressupost. Quant ens costarà i com el finançarem?

L'estimació detallada dels costos del projecte, € diferenciant les despeses per partides, així com les fonts de finançament previstes per cobrir aquestes necessitats.

L’avaluació. Com es farà el seguiment i es comprovaran els resultats?

Els criteris i eines que es faran servir per mesurar el grau d'assoliment dels objectius, així com el sistema de seguiment del projecte per garantir la seva bona execució i posterior justificació.

Segurament, els formularis de les subvencions recolliran de forma més o menys sistemàtica aquests elements però, encara que no sigui així, els hem de tenir clars en el nostre disseny a fi de planificar adequadament les activitats.

Tot i que sembli evident, hem de treballar perquè tot el projecte presenti una bona coherència interna, pensant que tots els elements estan interrelacionats i es deriven els uns dels altres.

En aquesta coherència, formular correctament els objectius és un factor clau. Els objectius són allò que volem aconseguir, en relació amb aquella situació que hem detectat i sobre la qual volem incidir. Les activitats que definim han de mantenir una relació directa amb aquests objectius, així com els indicadors que establim per a l'avaluació, que al cap i a la fi, haurien de poder mesurar en quin grau hem assolit el que ens proposàvem.

3. Subvencions i ajuts

Una de les fonts de finançament de la majoria d’entitats són les subvencions públiques. Amb independència del pes que aquest tipus de finançament té sobre el conjunt del pressupost, és habitual que les entitats de diferents àmbits presentin els seus projectes a administracions locals, autonòmiques, estatals o fins i tot europees, per aconseguir el seu suport i poder-los tirar endavant. També existeixen, a més, entitats privades que convoquen ajuts per finançar projectes d’entitats del Tercer Sector.

Per localitzar subvencions, tant d’organismes públics com privats, existeixen nombrosos directoris que poden orientar les entitats, ajudant-les a identificar aquells ajuts als quals podrien accedir.

A tall d’exemple, es pot consultar l’apartat de finançament del web de Xarxanet.org que, a més, elabora anualment un recull de convocatòries classificades per mesos. Les entitats també poden consultar cercadors com ara el de la Diputació de Barcelona, que permet fer filtres per matèria, entitat convocant, tipus d’entitat beneficiària, etc.

Les subvencions. Com funcionen?

La Llei 38/2003, de 17 de novembre, general de subvencions és la normativa que regula el règim jurídic general de les subvencions atorgades per les Administracions Públiques arreu de l’Estat.

En termes generals, la llei defineix la subvenció com a disposició dinerària que fa una Administració Pública en favor d’una persona física o jurídica, per dur a terme un determinat objectiu, com ara un projecte o activitat d’interès social, de promoció d’una finalitat pública o per fomentar una activitat d'utilitat pública.

Ara bé, a l’hora de presentar-nos a una subvenció en concret les entitats s’enfronten, generalment, a dos tipus de documents, l’ordre de bases i la convocatòria, que poden publicar-se per separat o alhora.

Les subvencions a les quals les entitats solen optar funcionen en règim de concurrència competitiva. Això significa que la concessió de les subvencions es basa en la comparació de les sol·licituds rebudes, que es classifiquen segons la puntuació que hagin obtingut en aplicar els criteris de valoració prèviament establerts a l'ordre de bases i la convocatòria d’aquella subvenció.

Per tant, aquests dos documents són l’element clau que cal conèixer i analitzar abans de posar-se a escriure el projecte.

Ordre de bases

L’ordre de bases és el document que recull els trets bàsics de la subvenció. Segons la Llei general de subvencions, les bases reguladores han de concretar aspectes fonamentals com ara la definició de l'objecte de la subvenció, els requisits de les entitats que vulguin ser-ne beneficiàries o els criteris de valoració que s’empraran.

També han de definir altres aspectes com ara el termini i forma de justificació, per exemple.

Pot ser que l'ordre de bases es publiqui simultàniament amb la convocatòria o bé amb antelació. També és possible que l'ordre no canviï d’un any a l’altre, de manera que podem trobar convocatòries que remetin a una ordre de bases d’un any anterior.

Convocatòria

La convocatòria és la publicació que determina l’inici del procediment. En aquest sentit, ens indicarà els terminis de presentació de sol·licituds, els documents i informacions que calgui adjuntar, si hi haurà possibilitat de reformular la proposta, etc.

Segons la normativa, ha de contenir també la indicació de les bases reguladores de l’ajut, així com el diari oficial en el qual estan publicades. Sovint també incorporen els criteris de valoració de les sol·licituds o, si més no, la referència a l’Ordre on es disposin.

Bases generals i convocatòria. Què hem de tenir en compte?

Hem de llegir atentament les bases tant les generals com les específiques que ens siguin d’aplicació així com la convocatòria. Alguns aspectes que poden definir són...

Per norma general, disposaran quin és el percentatge màxim que es pot subvencionar. Per exemple, algunes bases ens poden indicar que la subvenció no podrà excedir determinat percentatge del pressupost total de l’activitat.

Els logotips i les llegendes de text que caldrà incloure en tots els documents i publicitat relacionats amb l’activitat subvencionada.

Les incompatibilitats que puguin existir amb altres subvencions.

Les condicions que han de complir les entitats beneficiàries.

Els terminis de presentació de sol·licituds, d’execució del projecte i de justificació.

En general, ens indiquen també quina és la documentació que haurem de lliurar a l’hora de fer la sol·licitud. Entre d’altres, pot ser que disposem d’un model de formulari i de pressupost de les despeses i ingressos previstos. Sovint, els formularis contenen apartats com ara:

Títol

El projecte ha de tenir un títol per poder identificar-lo. Hem de ser curosos i posar el mateix títol sempre en tots els documents de què consti la sol·licitud.

Objectius

Cal formular-los en infinitiu, sense confondre’ls amb les activitats. En un projecte de millora de l’ocupació, per exemple, fer un taller sobre com elaborar un CV no seria un objectiu, sinó una activitat. El nostre objectiu seria, probablement, millorar l’ocupabilitat de les persones en situació d’atur del nostre barri o municipi.

Descripció general del projecte

Preferiblement, ha de ser breu, sintètica i aclaridora. Hem de pensar que ha de servir per situar la persona que llegeix, que potser no coneix la nostra entitat ni el nostre projecte.

Justificació

És la raó de ser del projecte, el motiu pel qual pensem que el nostre projecte s’ha de fer, atenent a aquella realitat social i/o cultural en la qual volem incidir.

Organització

És la forma en què executarem el projecte, incloent-hi la metodologia que usarem o les eines de gestió amb les quals comptem per portar el control dels indicadors o, en general, el seguiment del projecte.

Persones destinatàries

Són les persones a les quals s’adreça la nostra activitat. És bo que puguem aportar concreció, incloent-hi dades sobre el perfil o sobre l’impacte esperat.

Accions de comunicació

Haurem d’explicar quin serà el missatge que s’enviarà a l’audiència, quin és el nostre públic objectiu i/o, en general, com gestionarem la comunicació del projecte.

Temporització

Podem elaborar un cronograma o, si més no, una llista de les activitats de què consta el projecte i indicant, per a cadascuna d’elles, el calendari previst, el nombre de persones destinatàries, etc.

Perspectiva de gènere

La mirada de gènere hauria de recórrer tot el projecte de forma transversal, des de la justificació de la necessitat, fins la seva avaluació, passant per les activitats, els objectius, etc.

De fet, el nostre projecte hauria de partir d’una anàlisi de la realitat que integri la perspectiva de gènere: si, per exemple, plantegem un projecte que impacti sobre l’ocupabilitat del jovent del barri, hauríem d’haver analitzat si les dades d’atur tenen biaixos de gènere, o si existeixen necessitats particulars en algun col·lectiu concret. A més:

En l’organització, podem preveure calendaris o horaris que facilitin la conciliació.
Poure indicadors desagregats per sexe, que ens permetin mesurar l’impacte de forma acurada i identificar biaixos de gènere, en cas que es produeixin.
En les comunicacions, hem de poder assegurar-nos d’emprar llenguatge, imatges i continguts inclusius, així com visibilitzar les aportacions de les dones.

Incorporació de beneficis ambientals

La sostenibilitat i el respecte pel medi ambient també pot estar present en els projectes, amb accions com ara evitar la generació de residus, promoure la recollida selectiva i la reutilització dels materials, eliminar o reduir l’ús de paper, fomentar l’ús del transport públic en relació amb les activitats del projecte, etc.

També podem integrar criteris de sostenibilitat a l’hora, per exemple, de seleccionar els nostres proveïdors, assegurant que estiguin compromesos amb pràctiques ambientalment responsables.

Avaluació dels resultats i establiment d’indicadors de seguiment

L’avaluació és un dels elements més importants del projecte en tant que ens permet anar fent seguiment durant la seva execució i avaluar-lo a la seva finalització.

Hauríem de preveure indicadors d’impacte (per exemple, quantes persones assistiran a un acte) i indicadors qualitatius (per exemple, quina valoració fan de l’acte través d’enquestes de satisfacció). Des de l’inici de l’execució del projecte, hem d’anar recollint i analitzant els indicadors, per garantir que el projecte es va desenvolupant com esperàvem i per facilitar l’elaboració de la memòria d’activitats quan haguem acabat.

4. Tens dubtes?

Contacta amb el servei ‘Suport per a Entitats’, un servei gratuï per a les organitzacions sense ànim de lucre de Sant Feliu de Llobregat

607 03 66 69
suportentitats@santfeliu.cat

Amb el suport de: