Claus per redactar la memòria d'un projecte

1. Ja hem acabat el projecte. I ara què?

Quan finalitzem un projecte, és imprescindible rendir comptes sobre l’impacte que ha tingut i sobre com s’ha desenvolupat el seu procés d’execució. Aquest exercici de transparència es plasma en la memòria d’activitats, un document clau que recull els aspectes més rellevants de l’execució i, sobretot, dels resultats obtinguts.

La memòria és una eina fonamental no només per complir amb les entitats o administracions que han finançat el projecte, sinó també per mantenir informada la base social, enfortint així la confiança en la nostra feina. Alhora, redactar la memòria ens permet documentar amb detall tot el procés, facilitant l’anàlisi interna i la identificació d’oportunitats de millora per a futures edicions del projecte o, fins i tot, per a nous projectes que vulguem impulsar.

A més, si el projecte ha rebut finançament extern, la memòria també esdevé una obligació formal, vinculada a la justificació econòmica. En aquests casos, caldrà presentar-la seguint els terminis i el format establerts per l’entitat finançadora en l’ordre de bases i/o la convocatòria de la subvenció o ajut.

2. Què cal fer abans de redactar la memòria?

L’objectiu principal de la memòria és recollir els resultats del projecte i documentar el desenvolupament de les activitats que hem fet per assolir-los, incloent-hi indicadors d’impacte i qualitatius, i qualsevol aspecte que considerem rellevant.

En tot cas, per elaborar la memòria, és imprescindible tenir presents el disseny i la planificació inicials del projecte, atès que s’hi detallaven tant els objectius com les activitats previstes, la metodologia o el seguiment, elements que formen part dels compromisos adquirits. De fet, amb aquest document es vol analitzar en quina mesura el projecte ha assolit els objectius plantejats en el seu disseny inicial i valorar l’impacte que ha tingut en relació amb el que ens havíem proposat en la seva planificació.

El primer pas que hem de fer és preveure un seguiment continu del projecte i no esperar a la seva finalització per recollir els indicadors, perquè és probable que, aleshores, ja no hi siguem a temps.

Si, per exemple, hem de recollir el nombre de persones participants en una activitat, amb indicació del seu gènere o la seva edat, aquestes dades han de ser recollides en el mateix moment de l’activitat.

A més, un seguiment continu ens permet avançar-nos a qualsevol dificultat i aplicar mesures correctores si es detecta qualsevol desviació, cosa que ja no serà possible un cop el projecte hagi arribat al final del període d’execució.

El primer aspecte clau de la redacció de la memòria és, doncs, tenir clars els elements essencials del projecte que ens havíem proposat i fer-ne un seguiment constant des del principi. Això ens permet assegurar-nos que estem complint amb els compromisos adquirits i identificar possibles desviacions a temps per poder aplicar les correccions necessàries.

La memòria també pot referir-se, no a un projecte concret de l'entitat, sinó al conjunt de l'activitat que l'entitat ha realitzat durant l'any. En aquest cas, es tracta de la memòria o informe anual, que té com a objectiu comunicar de manera clara i transparent els projectes i activitats més destacats que l'entitat ha dut a terme durant el període. Com en el cas de la memòria d’un projecte concret, també ha de recollir els resultats quantitatius i qualitatius obtinguts, mostrant l'impacte global de l'activitat de l'entitat.

En aquest sentit, el procediment per redactar-la és similar, atès que es basa en el seguiment continu de les activitats, l’anàlisi dels seus resultats i la comunicació a les parts interessades. Tant en el cas de la memòria d’un projecte com en la de l'informe anual, l'objectiu és, en definitiva, oferir una visió completa i transparent de l’activitat que s’ha fet, destacant-ne els èxits i identificant les possibles àrees de millora.

3. Com ha de ser la memòria de l’activitat o projecte?

Com en el cas de la redacció d’un projecte, el format i els continguts de la memòria vindran determinats pel públic destinatari del document. El més habitual és que redactem la memòria per retre comptes davant d’una entitat que ens ha donat suport en forma de finançament, com per exemple les subvencions d’una Administració pública.

En aquest cas, cal consultar les bases de la subvenció per conèixer les condicions específiques sobre la memòria. Generalment, hi trobarem informació sobre el termini per al lliurament, especificacions sobre la justificació econòmica, i, si existeix, un formulari per fer la memòria o, si més no, indicacions sobre els continguts que es consideren necessaris.

Si, en canvi, no disposem de cap formulari ni d’indicacions concretes sobre l’elaboració de la memòria, o si volem fer una memòria adreçada a un públic més ampli, podem preveure un guió que, en termes generals, inclogui informació sobre:

Nom i descripció del projecte

Abans de començar, és convenient fer un breu recordatori sobre el projecte que ens plantejàvem, indicant els seus trets fonamentals. Cal tenir en compte que la persona que llegirà la memòria potser no coneix la planificació inicial i, per tant, cal que pugui situar-se en el context de l’activitat de la qual parlarem en la memòria: una descripció clara dels objectius, les activitats principals, el context i les persones implicades serà fonamental per ajudar a comprendre el projecte i els resultats obtinguts.

Objectius inicials i objectius assolits

Cal que fem esment als objectius que ens havíem plantejat, ja sigui de forma separada o quan fem la valoració del seu grau de compliment. En tot cas, és important poder explicar quins eren els nostres objectius, en quin grau entenem que els hem assolit i com Objectius inicials i objectius assolits ho hem comprovat. Això ens permetrà oferir una visió clara sobre l'impacte del projecte i justificar les decisions preses durant la seva execució, així com identificar les àrees en què hem tingut més èxit i les que poden requerir millores en el futur.

Desenvolupament de les activitats

Una part important de la memòria serà la descripció de les activitats realitzades, incloent-hi el calendari, els recursos emprats, les persones participants o la metodologia seguida, elements que haurien de ser coherents amb el projecte inicial.

En cas de desviacions o diferències importants respecte a la planificació original, caldrà explicar-ne els motius i com han afectat -o no-, al desenvolupament del projecte.

A més del desenvolupament de les activitats pròpiament dit, podem descriure la metodologia que hem emprat i, sobretot, explicar si hem hagut d’ajustar-la o modificar-la respecte la previsió inicial, i en quin moment o per quines raons ho hem fet. Aquestes adaptacions poden haver estat motivades per donar resposta a imprevistos, canvis en les necessitats de les persones beneficiàries o bé per millorar algun aspecte de les activitats.

Indicadors i resultats obtinguts

El recull d’indicadors i resultats és, potser, la part més important de la memòria, en el sentit que és l’evidència que ens permet argumentar com han funcionat les activitats, com hem assolit els objectius i, en definitiva, justificar el grau d'execució i l ’èxit del projecte.

A través d'aquests indicadors, podem demostrar de manera objectiva l'impacte del projecte, identificar els aspectes més positius i, si s’escau, detectar àrees de millora per a futures iniciatives. Cal recordar que els indicadors poden ser quantitatius i qualitatius:

Quantitatius: en general, els indicadors quantitatius fan referència a l’impacte en termes numèrics, com ara el nombre de participants en una activitat, o altres dades mesurables que ens ajuden a avaluar l’abast de les activitats.
Qualitatius: mesuren les activitats en relació amb la seva qualitat, recollint, per exemple:
- La satisfacció de les persones participants, a través d’enquestes de valoració o entrevistes.
- Els canvis que s’hagin produït arran del projecte, com ara una millora percebuda en les habilitats de les persones que participen en un curs o taller, a través d’avaluacions, entrevistes o altres mecanismes de seguiment.

També hem de procurar, sempre que sigui possible, recollir documents que donin suport als indicadors. Per exemple, si presentem com a indicador el nombre de persones participants en una formació, hauríem de disposar del corresponent full de signatures o control d’assistència.

En tot cas, hem de recollir, com a mínim, els indicadors que ens demani l’entitat finançadora. Per això, és important conèixer amb antelació si ens demanaran alguna dada concreta que haguem de tenir present.

Ara bé, si disposem de més indicadors que considerem rellevants per avaluar millor l'impacte del projecte, també els podem incloure. Això ens permetrà oferir una visió més completa dels resultats obtinguts i reforçar la justificació dels objectius assolits.

Sostenibilitat i perspectiva de gènere

Cada cop més sovint, les bases de les subvencions públiques ens demanen que expliquem com treballarem en els nostres projectes aspectes transversals relacionats amb la sostenibilitat, la inclusió de tots els col·lectius o l’aplicació de la perspectiva de gènere. Per això, ens hem d’assegurar que aquests aspectes es reflecteixin en la memòria.

Per exemple, podem recollir els indicadors d’impacte desglossats per gènere o esbrinar com ha impactat el projecte en les dones participants a través d’entrevistes o altres mecanismes adequats a la nostra activitat. També podem explicar com hem treballat altres aspectes transversals, com ara la participació de les persones beneficiàries en el disseny de les activitats o la inclusió de col·lectius diversos.

Pel que fa a la sostenibilitat, podem recollir les mesures que hem pres per evitar que el nostre projecte generi externalitats negatives sobre el medi ambient. Per exemple, també podem explicar si hem prioritzat els espais accessibles en transport públic, si hem implementat mecanismes per reduir el malbaratament de recursos o la generació de residus, o com hem promogut l’ús de materials sostenibles.

Avaluació de la comunicació

A l’hora de fer la memòria d’un projecte, també és important avaluar com han funcionat les activitats de comunicació, tot revisant si han tingut l’èxit esperat o si hem pogut fer totes les accions previstes en el pla de comunicació del projecte.

En el cas de les subvencions, a més, hem de garantir que hem complert les obligacions que l’entitat finançadora hagi establert pel que fa a la comunicació, com ara la inclusió de logotips o referències al finançament rebut en materials, accions de difusió o publicacions relacionades amb el projecte.

Avaluació del projecte i conclusions:

Un cop explicades les activitats realitzades i presentats els indicadors, podem fer una síntesi final de com s’ha desenvolupat el projecte en global i, si s’escau, de com ens plantegem donar-li continuïtat en el futur.

A l’hora de fer aquesta avaluació final del projecte, i encara que no ho tinguéssim inicialment previst, podem valorar la possibilitat de comptar amb la participació de les persones que coneixen el projecte i han estat implicades en la seva execució: la seva avaluació en l’àmbit intern i de gestió del projecte ens permetrà obtenir perspectives diverses i enriquir l’anàlisi dels seus resultats, facilitant la identificació de millores i aprenentatges per a propers projectes.

Aspectes formals

Com hem vist abans, quan fem la memòria d’un projecte finançat per un ajut o subvenció pública, ens haurem d’adaptar als formularis normalitzats que ens indiquin les bases de la subvenció o a les característiques específiques que s’hi estableixin.

En aquests casos, és molt important seguir les condicions establertes en les bases, per garantir que complim amb els requisits i terminis fixats per l’Administració.

Ara bé, sempre que tinguem l'oportunitat de redactar una memòria amb un format flexible que permeti la inclusió d’imatges, és positiu incloure gràfics o infografies que facilitin la comprensió de la informació i facin la lectura més amena i atractiva.

Aspectes econòmics

En general, junt amb la memòria d’activitats, haurem de fer la justificació econòmica de la subvenció. De nou, és fonamental conèixer bé les bases de la subvenció per entendre totes les condicions que hem de complir, la informació que hem de presentar i el format amb què cal fer-ho.

Això inclou, entre d’altres, informació sobre el termini de justificació, els imports que cal justificar o com ha de ser el compte justificatiu de les despeses realitzades i factures que s’hi incloguin.

Atesa la importància d’aquest aspecte de la justificació, cal que revisem bé des del moment de l’inici de l’execució les condicions establertes a les bases. Com hem vist abans, si esperem fins a la finalització del projecte, podem trobar-nos amb documents que no siguin vàlids per a la justificació econòmica. Per això, és fonamental assegurar-se des de l’inici que complim tots els requisits documentals i de terminis establerts a les bases.

4. La importància de redactar la memòria

La memòria d’activitats és, en resum, una eina de transparència que va més enllà d’un mer tràmit administratiu per comunicar l’activitat feta. Representa una oportunitat per reflexionar internament sobre tot el procés de disseny, execució i avaluació del projecte, la qual cosa ens ha d’ajudar, sens dubte, a millorar en projectes futurs.

També és una eina de comunicació externa que ens pot ajudar a acostar-nos a la nostra base social, mostrant la feina que hem fet i els resultats que s’han obtinguts. En aquest sentit, la memòria no només és essencial per complir amb els requisits de les entitats finançadores, sinó que també ens pot servir com a mecanisme per reforçar la confiança de la nostra base social i de les persones o entitats amb qui col·laborem.

En definitiva, la memòria és una peça clau en la gestió dels projectes, que ens permet rendir comptes de manera transparent, identificar tant oportunitats de millora com bones pràctiques i visibilitzar l’impacte de la nostra acció.