Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat

Link to ObjectExecute action
Salta al contingut
13/12/2019 10:53:36

Idioma

Identificació

Pàgina inicial de l'Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat

Cercador global

Menú superior

Menú principal

7. Documentació bàsica per gestionar una comunitat

Gestionar la comunitat és un punt essencial per poder garantir el bon funcionament dels afers comunitaris, la correcta conservació i utilització de la documentació que afecta al conjunt de la comunitat i la correcta notificació i publicitat dels acords presos i de les convocatòries de les juntes de propietaris i propietàries.

7.1. Documentació imprescindible

Llibre d’actes (Article 553.28)

Recull les actes de les reunions de les juntes de propietaris i propietàries. Aquest llibre ha de ser custodiat pel secretari o secretària, el qual també haurà de prendre nota durant les assemblees.

Les actes de les reunions (Article 553.27)

És el redactat amb el contingut i els acords presos a la junta de propietaris i propietàries. L’ha de redactar la secretària o secretari, qui ha de firmar junt amb la presidència perquè s’autoritzi, en un període de cinc dies a partir de l’endemà de la reunió. S’ha d’incloure en el llibre d’actes.

En l’acta, que s’ha d’escriure almenys en català, ha de constar:

  • la data
  • el lloc de celebració
  • el caràcter ordinari o extraordinari
  • el nom de la persona que ha fet la convocatòria
  • el nom de qui l’ha presidida i el del secretari
  • l’ordre del dia
  • l’assistència
  • si hi ha delegació de vot també ha de constar
  • els acords adoptats i els resultats desglossats de cada votació, els participants en cada votació, i les quotes que representen indicant qui ha votat a favor, qui ha votat en contra i qui s’absté.

S’haurà de notificar als veïns en 10 dies des de l’endemà de la reunió a l’adreça que té la secretaria o al pis o local que pertoqui. Ja sigui per correu postal o electrònic amb garanties.

Què fer en el cas de pèrdua del llibre d’actes?

Si es perd el llibre d’actes, per obtenir-ne un de nou, és obligatori presentar la denúncia i una acta notarial.

Llibre de comptabilitat:

El llibre de comptabilitat recull el registre d’ingressos o entrades (quotes) i despeses o sortides (ordinàries: llum, aigua, etc., i extraordinàries: reparacions urgents, obres de millora, etc.) de la comunitat.

La persona administradora és l’encarregada de portar-lo al dia i s’ha de conservar durant cinc anys. És important que el gestor del llibre el mantingui ordenat i actualitza’t.

Documentació addicional:

  • Rebuts.
  • Convocatòries.
  • Comunicacions.
  • Fulls de comptabilitat.
  • Etc.

Aquests documents deriven de la gestió interna de la comunitat i s’han de conservar durant cinc anys.

Altres eines de gestió.

Segell de la comunitat:

S’utilitza per marcar qualsevol document de la comunitat (cartes, rebuts, actes, etc.).

Tauler d’anuncis:

Serveix per comunicar els acords presos a les assemblees i donar-los a conèixer a la resta de la comunitat. També es poden afegir altres informacions. Ha d’estar en un espai visible per a tots els veïns ( vestíbul, escala, etc.).

Arxiu:

Sistema per guardar, de manera ordenada i classificada (per temes, dates, etc.) tota la documentació generada per les tasques de gestió de la comunitat, així com ho són les cartes, notificacions, convocatòries, etc.

Talonari de rebuts:

Serveix per facilitar la gestió econòmica i permet observar aquells propietaris que han pagat i aquells que no ho han fet.

Gràfic esquemàtic de la Gestió de la comunitat