7. Documentació bàsica per gestionar una comunitat

Gestionar la comunitat és un punt essencial per poder garantir el bon funcionament dels afers comunitaris, la correcta conservació i utilització de la documentació que afecta al conjunt de la comunitat i la correcta notificació i publicitat dels acords presos i de les convocatòries de les juntes de propietaris i propietàries.

7.1. Documentació imprescindible

Llibre d’actes (Article 553.28)

Recull les actes de les reunions de les juntes de propietaris i propietàries. Aquest llibre ha de ser custodiat pel secretari o secretària, el qual també haurà de prendre nota durant les assemblees.

Les actes de les reunions (Article 553.27)

És el redactat amb el contingut i els acords presos a la junta de propietaris i propietàries. L’ha de redactar la secretària o secretari, qui ha de firmar junt amb la presidència perquè s’autoritzi, en un període de cinc dies a partir de l’endemà de la reunió. S’ha d’incloure en el llibre d’actes.

En l’acta, que s’ha d’escriure almenys en català, ha de constar:

la data
el lloc de celebració
el caràcter ordinari o extraordinari
el nom de la persona que ha fet la convocatòria
el nom de qui l’ha presidida i el del secretari
l’ordre del dia
l’assistència
si hi ha delegació de vot també ha de constar
els acords adoptats i els resultats desglossats de cada votació, els participants en cada votació, i les quotes que representen indicant qui ha votat a favor, qui ha votat en contra i qui s’absté.

S’haurà de notificar als veïns en 10 dies des de l’endemà de la reunió a l’adreça que té la secretaria o al pis o local que pertoqui. Ja sigui per correu postal o electrònic amb garanties.

Què fer en el cas de pèrdua del llibre d’actes?

Si es perd el llibre d’actes, per obtenir-ne un de nou, és obligatori presentar la denúncia i una acta notarial.

Llibre de comptabilitat:

El llibre de comptabilitat recull el registre d’ingressos o entrades (quotes) i despeses o sortides (ordinàries: llum, aigua, etc., i extraordinàries: reparacions urgents, obres de millora, etc.) de la comunitat.

La persona administradora és l’encarregada de portar-lo al dia i s’ha de conservar durant cinc anys. És important que el gestor del llibre el mantingui ordenat i actualitza’t.

Documentació addicional:

Rebuts.
Convocatòries.
Comunicacions.
Fulls de comptabilitat.
Etc.

Aquests documents deriven de la gestió interna de la comunitat i s’han de conservar durant cinc anys.

Altres eines de gestió.

Segell de la comunitat:

S’utilitza per marcar qualsevol document de la comunitat (cartes, rebuts, actes, etc.).

Tauler d’anuncis:

Serveix per comunicar els acords presos a les assemblees i donar-los a conèixer a la resta de la comunitat. També es poden afegir altres informacions. Ha d’estar en un espai visible per a tots els veïns ( vestíbul, escala, etc.).

Arxiu:

Sistema per guardar, de manera ordenada i classificada (per temes, dates, etc.) tota la documentació generada per les tasques de gestió de la comunitat, així com ho són les cartes, notificacions, convocatòries, etc.